Изменения относительно электронных перевозочных документов (ЭПД) касаются всех участников цепочки перевозок автомобильным, железнодорожным и воздушным видами транспорта: грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, водители, экспедиторы.
Эти изменения затронут документы по работе с персональными данными (Политика по обработке персональных данных, Уведомление в РКН, Должностные инструкции и др.), поскольку на их изменение влияет не только 152-ФЗ, но и отраслевые законы, устанавливающие свои правила работы с определенными видами документов, содержащими ПДн, требования к информационным системам, в которых будут обрабатываться эти документы и тд.
В статье сделаем акцент на точки пересечения работы ЭПД и ПДн, обратим внимание на основные аспекты, которые следует учесть с точки зрения 152-ФЗ при введении процесса формирования и обмена ЭПД.
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость, электронный договор фрахтования, электронный путевой лист, электронный заказ, электронная заявка и иные документы, на основании которых осуществляется перевозка и в отношении, которых федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области транспорта предусмотрены формирование в электронной форме и направление в государственную информационную систему ЭПД.
Электронные перевозочные документы содержат ПДн, например:
- ФИО, должности;
- Реквизиты, позволяющие идентифицировать участника, в том числе адрес регистрации по месту жительства, ИНН.
- Сведений о лице, оформившем путевой лист, о водителе (водителях) транспортного средства (ФИО, данные водительского удостоверения).
- Сведения о результате предсменного, предрейсового медицинского осмотра, состоящей из сведений о дате и времени проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, о результате проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, о водителе (водителях), о медицинском работнике, состоящем в штате юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего деятельность по перевозке пассажиров и багажа, грузов.
ПДн, содержащиеся в ЭПД, обрабатываются всеми участниками ЭПД:
- Участниками информационного взаимодействия — грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями, фрахтователями, фрахтовщиками, иными лицами, которые заключили с оператором информационной системы электронных перевозочных документов соглашение об электронном документообороте перевозочных документов.
- Операторами информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) – аккредитованными Минтрансом организациями, предоставляющими различные сервисы для передачи ЭПД в ГИС ЭПД.
- Оператором Государственной информационной системой обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД) и государственными органами, получающими информацию из ГИС ЭПД.
Таким образом, все участники ЭПД являются операторами ПДн — у каждого своя цель, свои задачи, своя зона ответственности. Например:
| Участник информационного взаимодействия | Оператор ИС ЭПД | Оператор ГИС ЭПД |
| Использует ПДн для оформления ЭПД; Получает сведения о контрагентах и их сотрудниках (например, водителях); Заключает Соглашение об ЭДО ЭПД (обрабатывает ПДн контрагента или его представителя); Передает ПДн при обмене документами через ЭДО. | Заключает Соглашение об ЭДО ЭПД (обрабатывает ПДн контрагента или его представителя); Обеспечивает обмен ЭПД (имеет доступ к ПДн в ЭПД) и передает ПДн в ГИС ЭПД. | Принимает, проверяет и регистрирует ЭПД; Хранит данные; Предоставляет информацию в контролирующие органы. |
Каждый оператор обязан выполнить требования 152-ФЗ, в частности, отразить процесс работы с ЭПД в локальных актах, Уведомлении в РКН (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 и ч. 3, 3.1 ст. 22 152-ФЗ).
Для этого, прежде всего, необходимо определиться с Целью обработки ПДн, к которой будет относиться процесс работы с ЭПД.
Как мы уже сказали, у каждого участника своя роль и задачи. Поэтому Цели обработки ПДн могут определяются Операторами самостоятельно (более широко или более конкретно, со своими формулировками).
Разберем несколько вариантов описания целей в ЛНА (в частности, в Политике) и Уведомлении:
1. Широкая цель, подходящая всем участникам обмена: «Исполнение требований законодательства Российской Федерации в области транспорта».
- Субъектами ПДн тут могут выступать: Работники, Контактные лица контрагентов, Водители и тд. – все те физические лица, чьи данные обрабатываются в процессе формирования/обмена ЭПД.
- Категории ПДн: данные медосмотра, данные водительского удостоверения, адрес места регистрации, ИНН и тд. – те данные, которые необходимы для формирования и обмена ЭПД.
- При описании хранения ПДн обязательно учесть не только свои сервера, но и сервера сторонние. Например, оператора ИС ЭПД. Указываете, как сторонний ЦОД. Адрес серверов ГИС ЭПД указывать не требуется.
- Правовые основания – законы и иные НПА в области ЭПД (подробнее поговорим о них ниже).
Пример фрагмента Политики в отношении обработки ПДн, сформированной в сервисе «152DOC для 1С» для цели «Исполнение требований законодательства Российской Федерации в области транспорта».
2. Цель может быть определена более конкретно или наоборот, может не быть отдельной цели, а работа с ЭПД может входить как отдельный процесс (задача, подцель) в уже определенную оператором цель обработки ПДн.
Например, «Обеспечение транспортных перевозок», «Исполнение договоров, в том числе на поставку товаров/грузов) и тд.
Но при этом, важно не забыть добавить в данную цель особенности работы с ЭПД:
- проверить состав ПДн по этой цели (должны быть указаны ПДн, которые содержат ЭПД);
- проверить перечень субъектов ПДн (лиц, чьи данные отражаются в ЭПД);
- добавить базу данных хранения ЭПД (в том числе, сторонний ЦОД Оператора ИС ЭПД).
- включить в описание правовые основания обработки ПДн при работе с ЭПД.
Правовые основания обработки ПДн в ЭПД – это требования НПА, которыми введены изменения относительно ЭПД и которыми регулируется содержание ЭПД, их порядок формирования, обмена, передачи в ГИС ЭПД. Приведем некоторые из них:
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Постановление Правительства РФ от 3 марта 2022 г. № 281 «Об утверждении Правил представления информации в государственную информационную систему электронных перевозочных документов и технических требований к информационным системам электронных перевозочных документов»;
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 «Об утверждении Правил обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия…»;
- Приказы ФНС России, устанавливающие форматы ЭПД (от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@, от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ и тд.) и др.
Все эти правовые основания необходимо вручную добавить в Уведомление в специальное поле в разделе «Правовые основания» относительно подходящей цели обработки. При заполнении Комплекта ОРД в сервисе «152DOC для 1С» (152DOC) вы указываете правовые основания при описании подходящей цели обработки ПДн и сервис автоматически добавляет их в Уведомление.
Нужно ли брать Согласие на обработку ПДн при формировании и обмене ЭПД и указывать его в качестве правового основания в Уведомлении и ЛНА?
Включение ПДн в ЭПД, требования к содержанию ЭПД, порядок обмена ЭПД и передачи данных в ГИС ЭПД, обязанность передавать ЭПД через ИС ЭПД аккредитованных операторов – все это установлено законодательно и по другому вы работать не можете, за вас уже все описали в НПА.
Таким образом, действует правовое основание по п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ – обработка ПДн необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей. В этом случае получать согласие на обработку ПДн и отражать данное правовое основание в ЛНА и Реестре операторов не нужно.
В заключение отметим, на что обратить внимание в части обработки ПДн при подключении к процессу формирования и обмена ЭПД.
1. Выбор аккредитованного оператора ИС ЭПД.
- Тщательно подходите к выбору поставщика услуг, обращая особое внимание на репутацию его продуктов и уровень предлагаемых гарантий безопасности.
- Запросите у поставщика сведения о местах нахождения баз данных, в которых будут хранится ваши ЭПД.
- Укажите сведения о сторонних ЦОДах в ЛНА и Уведомлении в Роскомнадзор.
2. Соглашение об ЭДО ЭПД.
- Должно быть прописано, кто за что отвечает, обязанности сторон, формат обмена документами, принимаемые сторонами меры для безопасности и защиты перс. данных, какие требования предъявляются пользователям, сроки передачи данных и правила хранения.
- Поручение на обработку ПДн здесь не нужно, так как вы не перекладываете свои полномочия на Оператора ИС ЭПД, без него вы просто не сможете передать ЭПД в ГИС ЭПД и выполнить закон. Это звено между участником и ГИС ЭПД введено законом.
3. Локальные акты и отражение в них работы с ЭПД.
- Внутренние документы по обработке ПДн (Политика, Правила обработки, Инструкции, Регламенты и т.д.).
Внутренняя политика, регулирующая работу сотрудников с персональными данными, позволит компании выстроить четкую систему контроля и управления, обеспечить соответствие требованиям законодательства и заложить прочную основу для формирования корпоративной культуры информационной безопасности.
4. Ответственные, обучение и разграничение доступа.
- Назначьте ответственных сотрудников. Необходимо назначить ответственного за организацию обработки ПДн, ответственного за обеспечение безопасности информации и управление доступом к электронным документам, ответственных за работу с ЭПД.
- Разграничьте доступ. Сотрудники, работающие с ЭПД, должны получить доступ только к той информации, обработка которой необходима им для выполнения рабочих обязанностей. И это нужно закрепить в ЛНА.
- Обучайте сотрудников. Обучение персонала — ключевой инструмент предотвращения утечек, неправомерного использования ПДн и прочих инцидентов.