Обновление сведений в Реестре операторов — важная обязанность каждого оператора персональных данных, установленная ч. 7 ст. 22 152-ФЗ. Чтобы оставаться в правовом поле и избегать штрафов, важно своевременно подавать уведомления об изменениях.
Но как понять, когда именно это необходимо сделать? В этой статье мы подробно расскажем, что такое Уведомление об изменениях, какими нормами регулируется его подача, и как правильно проверить актуальность уведомления, основываясь на ключевых случаях, приведенных в нашем чек-апе.
Уведомление об изменениях — это официальный документ, который вы подаете в Роскомнадзор при внесении любых изменений, касающихся обработки ПДн, о которой ранее вами было заявлено в Реестре операторов.
Измениться может любое поле, содержащееся в Реестре (сведения об организации, о принимаемых мерах, о целях обработки, об ответственном и так далее). Каждая позиция важна – нет понятия «важных» или «незначительных» изменений. Если изменения касаются хотя бы одной позиции в Реестре – вы обязаны о них заявить.
Срок подачи уведомления об изменениях — до 15 числа месяца, следующего за месяцем изменений (ч. 7 ст. 22 152-ФЗ). Например, юридический адрес изменился 28.01.2026, значит уведомить РКН об этом нужно до 15.02.2026.
Соблюдение срока — залог вашего спокойствия. Поэтому так важно следить за изменениями, периодически проводить оценку актуальности данных в Реестре операторов, контролировать своевременную подачу корректирующего уведомления. Пользуясь Планом внутреннего контроля, формируемого в сервисе сервис 152DOC, вы не забудете провести мероприятие по контролю актуальности Уведомления.
Ниже разберем подробнее наиболее распространенные ситуации, которые требуют подачи корректирующего уведомления.
1. Изменение названия или адреса организации.
Многим кажется, что это изменение не существенное. Однако, это одно из самых легко проверяемых и очевидных изменений, по которому очень легко отследить соблюдение сроков, установленных ч. 7 ст. 22 152-ФЗ, ведь дата изменения информации о наименовании доступна в Едином государственном реестре юридических лиц/индивидуальных предпринимателей. поэтому не игнорируйте данные корректировки, если вы меняли название организации или юридический/фактический адрес — необходимо обновить эти сведения в Реестре, подать соответствующее уведомление.
2. Новые задачи, процессы или цели обработки.
О наличии новых целей может свидетельствовать появление новых видов деятельности, появление новых программ, где хранятся персональные данные, появление новых процессов в трудовых, договорных взаимоотношениях, реализация новых направлений работы, расширение деятельности, маркетинговых мероприятий.
Например: решили оформлять сотрудникам полисы ДМС или решили делать рекламную рассылку, которой раньше не было.
Введение любого новшества в вашей компании – повод оценить, что происходит с персональными данными в этом новом процессе, а затем проверить актуальность данных в Реестре операторов.
Если новую цель определили, то полностью делайте ее описание в локальных актах и вносите изменение в Уведомление.
Некоторые из существенных процесс, влияющих на цели, приведем ниже.
3. Появление нового сайта или расширение функционала сайта.
Если у вас появился новый сайт или вы доработали существующий, важно проверить:
- Появились ли новые цели обработки персональных данных в связи с изменениями. Например, ранее сайт носил информационный характер, а теперь появился сбор заявок через сайт, форма обратной связи, возможность подключения программ лояльности, страница с отзывами, стали публиковать сведения о сотрудниках. Задайте себе вопрос – для чего нужны эти формы? Например, для продвижения товаров, работ, услуг или для организации и проведения маркетинговых мероприятий и тд. Это и будет целью обработки ПДн – проверьте есть ли в Реестре подобные цели? Если нет – нужно обязательно добавить.
- Следует уточнить, кто является субъектами обработки данных с использованием сайта, например, посетители, потенциальные клиенты, партнеры или иные категории лиц. Указаны ли они в Уведомлении? Если нет – это повод для корректировки.
- Требуется определить и проверить в наличие в Реестре перечень персональных данных, собираемых или передаваемых через сайт, включая данные из форм сбора информации, регистрационные формы, новости и другие источники.
- Нужно проверить, где именно будут храниться полученные или размещенные на сайте персональные данные. Необходимо определить, на какие ресурсы передаются персональные данные, полученные через формы сайта: на внутренние ресурсы организации или сторонние площадки, используется ли хостинг сайта для хранения персональных данных и указать соответствующие сведения. Это нужно для того, чтобы определить, появились ли новые места хранения данных и правильно отразить их в Уведомлении об изменениях.
- При необходимости запросите информацию о местах нахождения баз данных у контрагентов официальным письмом. Сохраните ответ – в случае необходимости подтверждения достоверности информации он вам пригодится. Если ответ с отказом – также важно его сохранить. В случае отказа – советуем проконсультироваться в РКН относительно того, как предоставить сведения, возможно вам подскажут, что в Реестре вы можете заявить юридический адрес контрагента, отказавшегося предоставить информацию, или другой вариант информирования.
- Следует проанализировать, какие действия будут осуществляться с использованием сайта, включая их возможное расширение. Если размещаете на сайте ПДн (например, публикуете отзывы ПДн, сделали страницу с ПДн работников), не забудьте заявить в РКН о распространении ПДн.
- Необходимо проверить наличие сбора файлов cookies и метрических данных на сайте, так как они также представляют собой категорию персональных данных, о которой нужно заявить в РКН. В сервисе 152DOC такая проверка доступна в бесплатном режиме.
4. Начало использования Яндекс Метрики или иной метрической программы.
При подключении метрических систем в Уведомлении необходимо будет отразить следующие положения:
- Цель обработки метрических данных или, если подходящая цель уже в Реестре есть, проверить, чтоб в перечне ПДн было указано на обработку сведений, полученных с использованием метрических программ.
- Категории субъектов — посетители сайта/клиенты.
- Места хранения данных — базы данных, облачные хранилища.
5. Работа с иностранными клиентами, появление зарубежных командировок.
При подписании договора с иностранным контрагентом передаются данные подписанта (руководителя или лица, действующего по доверенности), иногда в договоры включаются данные ответственных исполнителей по договору – работников. Даже если данные директора являются открытыми в ЕГРЮЛ — от этого они не перестают быть персональными. При подписании договора ПДн подписанта передаются на территорию иностранного государства, иностранному контрагенту — это образует ТГ-передачу.
В этом случае необходимо подать в РКН 2 уведомления:
- Отдельное уведомление о трансграничной передаче.
- Подать информацию об изменениях в Реестр, обязательно указав на осуществление ТГ-передачи.
Также проверьте цели ТГ-передачи – указаны ли они в Реестре – если нет, то нужно обязательно указать, так как при рассмотрении уведомления о ТГ-передаче РКН будет сравнивать заявленные цели.
Что касается командировок — если зарубежные командировки вы оформляете централизованно через свою компанию (билеты, бронь гостиницы за рубежом) или через лицо, действующее по поручению, то это также образует ТГ-передачу и о ней нужно заявить. Если работник сам оформляет командировку, то заявлять о ТГ-передаче не требуется.
6. Аренда ЦОД или серверов.
Если вы арендовали или сменили место хранения баз данных — укажите новое место в Реестре и сведения о лице, чьими техническими средствами обеспечивается хранение.
7. Изменение ответственного лица или контактных данных.
Здесь может измениться 2 параметра: ФИО ответственного и/или его контактные дынные.
Если вы назначаете нового сотрудника ответственным за организацию обработки ПДн – сначала утвердите эти изменения приказом. Такой приказ легко подготовить или обновить в сервисе 152DOC. Дата утверждения приказа – это дата, от которой следует считать срок для подачи Уведомления об изменениях.
При назначении нового ответственного контактная информация может не измениться (например, в качестве контактов вы указывали общие контакты организации). Но если указывали именно корпоративные рабочие контакты конкретного работника – их тоже нужно будет обновить. Это важно для оперативной коммуникации и соблюдения требований.
Обратите внимание: если ответственный остался прежним, но изменились его ПДн (например, смена фамилии) – об этом тоже нужно информировать РКН.
8. Последнее обновление на портале ПДн производилось до 2023 года.
Если ваше уведомление было подано давно, то скорее всего оно не соответствует новой форме и требованиям закона (ч. 3.1 ст. 22 152-ФЗ). Изменения произошли с 1 сентября 2022 года, но формы на портале ПДн Роскомнадзор обновил не так быстро, поэтому лучше проверить.
Как это сделать: перейдите на портале ПДн в поиск по Реестру, введите свой ИНН и найдите общедоступную запись. Обратите внимание на описание целей – если все они прописаны в одном поле через запятую – это старая форма, рекомендуется ее обновить и сделать описание каждой цели отдельно.
9. Изменения в электронных сервисах (КЭДО, облачные системы, отчетность).
Если вы запустили новые сервисы или изменили их функционал — убедитесь, что сведения о целях, субъектах и местах хранения актуальны. Проверьте, в частности, такие моменты:
- Не появились ли, в связи с изменением электронных онлайн-сервисов, новые цели обработки;
- Чьи данные будут обрабатываться в новых сервисах — заявлены ли эти новые субъекты в Уведомлении;
- Какой перечень персональных данных будет обрабатываться в новых сервисах — соответствует ли он тому, что указано в Уведомлении;
- Где будут храниться данные сервисов, появились ли новые места нахождения баз данных (при необходимости сделайте запрос контрагенту);
- Какие действия будете совершать с использованием сервисов.
Например, изменения относительно электронных перевозочных документов (ЭПД) с 1 сентября 2026 года коснуться необходимости внесения изменений в Уведомление: в частности, относительно целей, мест нахождения баз данных, категорий субъектов, состава ПДн. Как отразить работу с ЭПД в локальных актах и Уведомлении читайте в статье: «ЭПД и ПД: как переход на электронные перевозочные документы отразится на процессах обработки персональных данных в компании».
Приведенный перечень ситуация не исчерпывающий, но подход единый — даже малейшее изменение — причина для подачи корректирующего уведомления. Любая небольшая корректировка, добавление новой цели или изменение места хранения данных требует вашего внимания. Все изменения должны быть отражены в Реестре в срок до 15 числа месяца, следующего за месяцем внесения изменений.
Важно помнить, что сведения в Реестре напрямую связаны с локальными актами. Если вы подаете корректирующее изменение – все должно быть зафиксировано во внутренних документах. Сервис 152DOC настроен таким образом, чтобы можно было быстро и удобно обновить локальные акты и на их основе подготовить и подать корректирующее уведомление в Роскомнадзор непосредственно из сервиса. Это значительно экономит ваше время и исключает ошибки.