00:00 Введение
- Тема семинара: правильное оформление согласия и избегание типовых ошибок.
00:17 Требования к оформлению согласия
- Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным.
- Субъект персональных данных должен понимать, кому передаются данные, в каком объёме и с какой целью.
- Согласие не может быть бессрочным, должна быть указана дата или условия прекращения обработки данных.
- Согласие может быть дано родителями, законными представителями, наследниками и третьими лицами при условии предоставления оператору оснований.
01:15 Виды согласия
- Возраст для дачи согласия: с 14 лет самостоятельно, до 14 лет через законных представителей.
- Существуют разные виды согласия и формы подтверждения.
01:41 Формы подтверждения согласия
- Согласие на продвижение товаров, работы, услуг и обработку персональных данных без использования средств автоматизации может быть подтверждено в любой форме: телефон, электронная почта, мессенджер, сайт.
- Некоторые виды согласия требуют письменного подтверждения: обработка специальных и биометрических данных, размещение в открытых источниках, получение из внешних источников, передача третьим лицам.
03:10 Согласие в отношениях работодатель — сотрудник
- При поиске работника через сайты, кадровые агентства и центры занятости дополнительное согласие соискателя не требуется, если есть договор с этими компаниями.
- Для хранения резюме дольше 30 дней необходимо получить согласие соискателя.
- Если соискатель отправляет резюме самостоятельно, рекомендуется получить подтверждение согласия на его хранение.
05:44 Ошибки при трудоустройстве
- При трудоустройстве используются две формы анкеты: для госслужащих и обычных сотрудников.
- Важно правильно выбирать форму анкеты, чтобы избежать избыточного сбора персональных данных.
- Необходимо собирать минимальный объём данных, соответствующий должности сотрудника.
07:05 Когда не требуется согласие
- Согласие не требуется при подписании трудового договора, образовании, продвижении по службе, личной безопасности работников, контроле количества и качества выполняемой работы, сохранности имущества.
- Также не требуется согласие при исполнении федеральных законов и нормативно-правовых актов, например, при отправке отчётности в контролирующие органы.
08:30 Когда требуется согласие
- Согласие требуется при хранении бумажных копий документов сотрудника.
- Необходимо согласие на получение персональных данных из внешних источников и передачу данных в аутсорсинговые компании.
- Согласие требуется при распространении персональных данных в открытых источниках.
09:32 Согласие при распространении данных в интернете
- Для публикации справочников без фотографий требуется письменное согласие сотрудников.
- Для публикации фотографий сотрудников требуется отдельное согласие, форма которого описана в приказе Роскомнадзора №18.
- Без согласия можно публиковать справочники и электронные книги, если это предусмотрено законом, например, данные педагогического или медицинского персонала.
11:07 Согласие при работе с МЧД
- При оформлении машиночитаемой доверенности необходимо получать согласие сотрудников на обработку персональных данных.
- Формирование и хранение МЧД часто предоставляется сторонней организации, и данные передаются третьим лицам.
- В трудовом кодексе прописано, что нельзя передавать персональные данные сотрудников без их согласия третьим лицам, что подчёркивает необходимость получения согласия с каждого сотрудника.
11:48 Работа с МЧД и согласие сотрудников
- Проверьте наличие письменных согласий от сотрудников на передачу персональных данных оператору системы.
- Закрепите обязательства оператора договором.
- Согласие можно получить при приёме на работу или при оформлении МЧД.
12:35 Изменение обслуживающей компании
- При смене обслуживающей компании необходимо переподписать согласие с сотрудниками.
- В согласии укажите новое юридическое лицо.
12:56 Форма согласия
- Специальная форма согласия для МЧД не предусмотрена, ориентируйтесь на требования части четвёртой статьи девятой 152-го федерального закона.
- Укажите наименование, фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку данных.
13:38 Требования к оформлению согласия
- Согласие должно быть в письменной форме.
- Используйте шаблоны на сайте Роскомнадзора.
14:05 Размещение фотографий сотрудников
- Ориентируйтесь на приказ Роскомнадзора от 24 февраля 2021 года №18.
- Шаблон согласия можно найти на сайте Роскомнадзора.
15:03 Инструменты для создания согласия
- Конструктор согласия в сервисе 152doc помогает разработать формы согласия под конкретную ситуацию.
- Чат-бот подбирает форму согласия на основе ответов на вопросы.
15:47 Риски при работе с согласиями
- Согласие может дублировать другие основания для обработки данных.
- Ошибки в текстах согласия могут привести к нарушениям.
- Необходимо доказывать факт получения согласия.
17:32 Ошибки при сборе данных
- Избыточный сбор данных: собирайте только те данные, которые указаны в согласии.
- Неопределённые сроки и условия обработки данных.
- Неопределённость в указании обработчиков данных.
- Использование предустановленных галочек недопустимо.
- Встроенные согласия в текст политики недопустимы.
20:21 Памятка по получению согласия
20:21 Памятка по получению согласия
- Определите категории персональных данных и правовые основания для их сбора.
- Выберите форму согласия в зависимости от целей обработки данных.
- Разъясните субъекту персональных данных положения и требования.
21:43 Штрафы за обработку без согласия
- Штрафы за обработку персональных данных без согласия: от 60 до 100 тысяч рублей за распространение данных, от 300 до 700 тысяч рублей за передачу данных третьим лицам.
- Нарушение требований в области биометрических данных влечёт штраф до 1 миллиона рублей.
22:26 Биометрические данные
- Организации, работающие с единой биометрической системой, должны соблюдать строгие требования.
- Если нет необходимости в биометрии, лучше отказаться от использования систем, требующих биометрию.
23:12 Отслеживание получения согласия
- Субъект персональных данных может дать согласие через разные источники: сайт, электронную почту, договор, письменное согласие.
- Согласие можно отозвать, что усложняет поиск информации о предоставленных согласиях.
- Необходимо выделить ответственное лицо для обработки и контроля согласий.
- Можно создать базу учёта согласий для упрощения контроля.
24:10 Преимущества базы учёта согласий
- База учёта позволяет контролировать дату действия согласия и условия его прекращения.
- Удобнее отслеживать всех субъектов, давших согласия.
- При отзыве персональных данных проще понять, какое согласие отзывать.
- Прописать персональную ответственность должностных лиц за сбор персональных данных и согласий.
24:10 Заключение