Многие компании зачастую в стремлении проверить соискателей собирают огромное количество персональных данных, не задумываясь о том, что это может привести к нарушению требований 152-ФЗ.
В статье подготовили для вас подборку ошибок при обработке персональных данных соискателей, связанных с использованием в компании собственных разработанных Анкет кандидатов.
Приведённые примеры — это реальные выдержки из Анкет кандидатов небольших организаций. К примеру, это могут быть небольшие гостиницы, склады товаров или клининговые компании. Важно отметить, что эти организации не относятся к государственным структурам и не связаны со специфическими видами деятельности. При этом такие анкеты берут у всех подряд кандидатов, даже если работа или должность не предполагают каких‑либо ограничений по трудовому законодательству. Более того, кадровый резерв в организациях, чьи анкеты мы анализировали, не ведётся.
Сегодня рассмотрим два блока ошибок в анкетах такого типа организаций.
1. Излишний сбор персональных данных, который не соответствует цели обработки.
Цель обработки ПДн кандидатов (соискателей): Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора. Не забудьте указать ее в Уведомлении в РКН, Политике и иных ЛНА – при заполнении шагов сервиса 152DOC данную цель вы можете выбрать из готового списка и она автоматически отразится во всех нужных ЛНА. Как подготовиться к подаче уведомления в Роскомнадзор.
Достижение цели «Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора» — это принятие решения о приёме на работу или отказ. После этого персональные данные либо уничтожаются в течение 30 дней (при отказе), либо обрабатываются, но уже в рамках других целей. Например, при трудоустройстве или выполнении требований трудового законодательства и связанных с ним нормативных актов.
Поэтому, с учётом действия цели «Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности оператора», составляя анкету кандидата, нужно включать в неё только те данные, которые могут обоснованно и правомерно повлиять на решение о приёме или отказе. При этом важно учитывать положения трудового законодательства. Отказать в приёме на работу вы должны правомерно. Для этого нужно исходить именно из трудового законодательства, в том числе для обоснования запрашиваемых у соискателя персональных данных.
Если какие-либо сведения о кандидате не важны для принятия решения о приеме на работу по конкретной вакансии с учетом положений трудового законодательства (например, нет особых требований к предлагаемой работе, должности) — их сбор является излишним.
Пример 1.
В данном примере обратите внимание на содержание вопросов к кандидату. Многие вопросы вызывают сомнения относительно соответствия их цели подбора персонала, например:
- вопросы о судимости, если для конкретной должности не предусмотрены ограничения по данному признаку – это будет излишним;
- вопросы о выездах за границу и целях таких поездок (такие данные содержаться в анкетах госслужащих, но для чего их запрашивать, например, у уборщицы?);
- включение в Анкету кандидата запроса объемных данных о родственниках (сведения о родственниках, проживающих за границей, о привлечении их к уголовной или административной ответственности, о месте жительства или работы и другие подобные данные). Но даже и меньший объем данных о родственниках кандидата может вызвать вопросы.
Пример 2:
Получая такую анкету, кандидат вполне обоснованно может спросить: «А зачем вам данные о моих братьях и сёстрах? Как место жительства моих родственников повлияет на возможность выполнения мной трудовой функции? Какая разница, где работают мои родители и т. д.?»
Даже если в Анкетах содержатся только сведения, аналогичные карточке Т2, может возникнуть вопрос: как наличие этих данных может повлиять на решение о приёме на работу?
Сбор данных о родственниках обоснован, если кандидат согласован и вступил в процесс трудоустройства (в этом случае заполняется Т2, используются данные для налоговых вычетов, оформления социальных выплат и тд.). До этого момента правомерность получения персональных данных родственника соискателя под вопросом.
2. Включение в Анкету кандидата Согласия на обработку персональных данных.
Часто в Анкетах кандидатов мы видим приписки о Согласии на обработку персональных данных, например, такие:
- «Своей подписью выражаю согласие на обработку и хранение моих персональных данных, указанных в анкете, и подтверждаю достоверность всего изложенного. Я согласен на проверку достоверности и полноты сведений, сообщенных о себе».
- «Согласен на обработку своих персональных данных и персональных данных своих родственников с целью рассмотрения моей кандидатуры на вакантную должность компании».
- «Подписывая анкету, я даю согласие на обработку своих персональных данных, а также подтверждаю, что персональные данные моих родственников указаны мной в анкете с их согласия».
Такого рода Согласия нарушают требования, установленные ч. 1 ст. 9 152-ФЗ:
- Согласие должно быть предоставлено на отдельном материальном носителе (не должно включаться в иные документы, которые подписывает субъект персональных данных).
- Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным.
- Соискатель не может дать согласие за своих родственников, чьи данные он указал в Анкете кандидата (согласие дается своей волей и в своих интересах).
Чат-бот Конструктора Согласий сервиса 152DOC помогает пользователям выбрать правильную форму Согласия, настроить ее содержание и подготовить Согласие, соответствующее требованиям закона.
Дополнительно напомним, что типовая форма Анкеты кандидата, разработанная вами самостоятельно, должна отвечать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации (утв. ПП РФ от 15.09.2008 № 687). Должны соблюдаться следующие условия, не противоречащие новым требованиям ч. 1 ст. 9 152-ФЗ относительно отдельного получения согласия:
- типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, сведения об операторе (наименование, адрес), данные о субъекте (ФИО, адрес), источник получения персональных данных, сроки их обработки, перечень действий и способы обработки персональных данных;
- типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
- типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
Административная ответственность
Излишняя обработка персональных данных, обработка, несоответствующая целям сбора персональных данных, а также обработка без правовых оснований (в том числе неправильное оформление согласия, которое может быть приравнено к его отсутствию) могут повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Размеры штрафов:
- на должностных лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей;
- на юридических лиц — от ста пятидесяти тысяч до трёхсот тысяч рублей.
Основные рекомендации и выводы таковы:
- При заполнении собственных анкет соискателей собирайте только те сведения, которые имеют значение для принятия решения о приёме. То есть те, на основании которых вы сможете законно отказать кандидату с учётом трудового законодательства.
- Информацию о родственниках обрабатывайте только после позитивного решения о трудоустройстве, когда кандидат официально принимается на работу.
- Согласие нужно получать на отдельном носителе, а не включать в анкету. Оно должно быть понятным для субъекта и содержать чёткую информацию по обработке его ПДн. Для таких ситуаций мы формируем согласия в сервисе 152DOC (152DOC.ru), в конструкторе согласий. Это позволяет избежать ошибок и сэкономить время.
- Учитывайте требование п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации (утв. ПП РФ от 15.09.2008 № 687).
Следите за соблюдением законодательства и берегите персональные данные!